(趣旨)

第1条　この規程は、粟島浦村役場における文書の処理及び作成について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書処理及び作成の原則)

第3条　文書は、正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(総務課長の職責)

第4条　総務課長は、粟島浦村役場における文書事務が適正かつ円滑に運用されるよう必要な調査を行い、その指導及び改善に努めなければならない。

(課長の職責)

第5条　課長は、常に職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適正かつ速やかに処理されるよう留意し、事務処理の促進に努めなければならない。

(文書主任)

第6条　課に文書主任を置く。

(収受及び配布手続)

第7条　当村役場に到達した文書及び小包郵便物(普通小包及び書留小包をいう。以下同じ。)は、総務課で収受し、次の各号により処理するものとする。

第8条　課に配布された文書及び小包郵便物並びに課に直接到達した文書及び貨物は、文書主任が収受し、次の各号により処理しなければならない。

(勤務時間外における収受)

第9条　勤務時間外に到達した文書等の収受については、当直者が行うものとする。

(秘密文書の取扱い)

第10条　秘密又は特別の取扱いを要する文書については、課で必要に応じて文書整理簿を設けて処理するものとする。

(事案の処理の原則)

第11条　課長は、文書を閲覧したときは、処理の方針を定め、速やかに処理させなければならない。この場合において、特に重要な事案にかかるものについては、課長においてあらかじめ上司の閲覧に供し、その指示を受けて処理させるものとする。

(起案)

第12条　事案の処理は原則として、起案によって行わなければならない。

(供覧)

第13条　前条の規定にかかわらず、配布を受けた文書が供覧によって完結するものであるときは、当該文書の余白に「供覧」と朱記し、関係者の閲覧に供するものとする。

(共通例文の登録)

第14条　総務課長は、村長名で発する文書のうち各課に共通して用いられるものを共通例文として登録することができる。

(課における例文の登録)

第15条　課長は、前条の規定により共通例文として登録されたものを除き、定例的に発する文書を例文として登録することができる。この場合において、村長名で発する文書を例文として登録するときは、総務課長に合議しなければならない。

(共通例文及び例文の表示)

第16条　第14条の規定により登録した共通例文又は前条の規定により登録した例文により起案する場合は、起案書に「共通例文第　号」又は「例文第　号」と表示しなければならない。

(起案に当たっての注意)

第17条　起案に当たっては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(起案用紙)

第18条　起案用紙の使用に当たっては、次の各号に掲げるところによらなければならない。

(回議)

第19条　起案書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁責任者(粟島浦村事務決裁規程(平成10年粟島浦村規程第1号)第2条第1号に規定するものをいう。以下同じ。)の決裁を受けなければならない。

(合議)

第20条　起案の内容が他の課に関係を有する場合は、当該起案書をその関係課長に合議しなければならない。

(回議及び合議の促進)

第21条　回議及び合議の際、起案書欄に認印する者の範囲は、起案の意志決定に必要な最小限度にとどめ、回議及び合議の促進を図るようにしなければならない。

(文書主任の審査)

第22条　起案書は、文書主任の審査を受けなければならない。

(総務課長への合議)

第23条　起案書のうち次の各号に掲げるものは、総務課長に合議しなければならない。

(起案内容の訂正)

第24条　起案書の記載事項のうち用字、用語、文体等の表記上の訂正を除き、起案の内容を訂正した場合は、訂正した者がその箇所に認印しなければならない。

(決裁月日の記入)

第25条　決裁を終えた起案書(以下「原議」という。)は、決裁責任者又は起案者において、所定の欄に決裁月日を記入しておかなければならない。

(文書の施行)

第26条　原議は、特に指示ある場合を除き、直ちに浄書、発送等の方法により施行しなければならない。

(文書の浄書)

第27条　文書の浄書は、原則として主務課において浄書用紙により実施しなければならない。

第28条　文書の浄書は、正確、明りょうに行わなければならない。

(公印の押印等)

第29条　事案を文書によって施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものには、公印を押印しないものとする。

(公印の使用)

第30条　公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、当該公印の管理する課の長又は当直員に提示し、審査を受けなければならない。

(発送依頼の手続)

第31条　文書を発送しようとするときは、次に掲げる区分により、課から総務課に依頼しなければならない。

(発送の実施)

第32条　前条第1項から第3項までに掲げる文書、物品及び電報の発送、発信は、総務課において種目、量目別、特別取扱区分別等に取りまとめ、次の各号に掲げる区分によりそれぞれの簿冊に所要事項を記載したのち、発信又は使送の手続をとらなければならない。

(浄書、発送業務の細目)

第33条　発送依頼票の記入心得、その他前条までに規定する浄書及び発送業務に関する細目については、別に定める。

(文書整理簿の整理)

第34条　文書を発送しようとするときは、当該事案が文書整理簿の登記を省略されているものを除き、文書主任において、文書整理簿の処理経過欄に発送月日、あて先等を記入し、完結したものにあっては完結欄に月日を記入し、その処理経過及び完結の状況を明らかにしておかなければならない。

(文書整理等の原則)

第35条　文書は、分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。

(保存年度)

第36条　完結文書は、別表第1に定める種別により整理及び保存しなければならない。

(完結文書の保管期間)

第37条　事務室内で完結文書を保管する期間は、その完結した日の属する会計年度の翌年度の末日までとする。

(保管文書の利用)

第38条　課において保管している文書を利用しようとする職員は、貸出票を当該文書の位置に入れておかなければならない。

(文書の整理保管)

第39条　文書は、別に定める書目によりファイルし、整理保管しておかなければならない。

(未完結文書の整理及び促進)

第40条　文書は、未完結(未処理及び未決を含む。以下同じ。)のものと完結したものを区分して整理しておかなければならない。

(編集及び製本)

第41条　文書は、総務課において各課と合議の上、別に定める細目に従い編集及び製本しなければならない。

(文書保存の担任区分)

第42条　編集及び製本を終えた文書は、総務課において保存するものとする。ただし、各課に常置する必要がある文書は、その課において保存することができる。

(書庫への格納)

第43条　総務課長は、保存すべき文書を保存年限別及び課別等に区分し、書庫に格納の上、文書保存台帳にその格納の位置を明示しなければならない。この場合において、総務課長は、保存文書の格納の位置を当該課長に通知しなければならない。

(書庫における注意事項)

第44条　総務課長は、書庫内の文書の虫害、湿気及び盗難の予防に努めなければならない。

(保存文書の閲覧等)

第45条　保存文書を閲覧し、又は借覧しようとする職員は、文書閲覧簿に所要事項を記入し、総務課長の承認を受けなければならない。

(職員以外の者に対する文書の閲覧)

第46条　課長は、職員以外の者から保管文書及び保存文書の閲覧の申出があったときは、別に定めるところにより閲覧させることができる。

(保存文書の廃業)

第47条　保存文書の保存期間が経過したときは、総務課長が主務課の長と合議の上、保存文書の廃棄をしなければならない。

(保存文書の臨時廃棄)

第48条　永年保存の保存文書又は保存期間が経過しない保存文書であっても、保存する必要がなくなったものについては、主務課の長が総務課長に申し出て、保存文書を廃棄することができる。

(廃棄に当たっての必要な措置)

第49条　総務課長及び課長は、文書を廃棄するに当たっては、他に漏らしては支障があると認められるもの又は印影を移用されるおそれのあるものについては、焼却、溶解等必要な処置をとらなければならない。

(文書の種類)

第50条　当村において作成する文書の種類及び性質は、次に掲げるとおりとする。

(文書の書き方)

第51条　文書は、次の各号に掲げるものを除き、左横書きとする。

(文書の番号)

第52条　条例、規則、告示、訓令、訓及び内訓にあっては、総務課長が法令番号簿による法令番号を付し、達及び往復文にあっては文書整理簿による文書番号を文書主任が付さなければならない。

(文書の記号)

第53条　前条に規定する文書番号には、別表第2に規定する文書番号を付さなければならない。

(文書の発信者名)

第54条　文書の発信者名は、原則として村長名を用いなければならない。

(文書の書式用例)

第55条　文書の書式用例は、次の各号に掲げるとおりとする。

(表記の基準)

第56条　文書の用字、用語、文体等は、次の各号に掲げる表記の基準によるものとする。

(条例の制定手続)

第57条　条例を制定しようとするときは、主務課において当該条例案に公布文を付して起案し、決裁後村議会提案の手続をとるとともに、その条例(制定文を除く。)の原稿1部を速やかに総務課長に送付しなければならない。

(条例の公布手続)

第58条　条例案について村議会から議決の通知があったときは、総務課において前条の規定により受領した条例の原稿に公布文を付して起案し、粟島浦村公告式条例(昭和24年粟島浦村条例第2号)による村長の署名を得なければならない。

(規則の署名)

第59条　規則を制定しようとするときは、主務課において当該規則案に公布文を付して起案し、決裁の際に村長の署名を得なければならない。

(規程の押印)

第60条　規程を告示しようとするときは、決裁後、主務課において当該原議に村長印の押印を受けなければならない。

(帳票等の様式)

第61条　この規程に定める文書処理に関する帳簿、日付印及び用紙の様式は、次の各号に掲げるとおりとする。